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・・・・・経営の現場から・・・・・
【成岡マネジメントレター】（毎週月曜日発行）
第222回配信分2008年07月28日発行
最高の準備は最善の結果の必要十分条件
〜段取り８割当日２割〜
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＜はじめに＞
●毎日が真剣勝負のビジネス世界において、準備をしっかりやることの重要性
は、いまさらながら言うまでもないことだ。しかし、この当たり前のことが、
なかなか当たり前にできないのが、実際の現実の出来事だ。会議の準備、イベ
ントの準備、プレゼンの準備、営業活動の準備、などなど。考えてみれば、毎
日がこの繰り返しなのだ。

●なにを、どう準備すればいいのかということは、やってみないとわからない
ことが、実は多い。なので、経験者に聞きに行ったり、過去の実例を調べた
り、インターネットで情報を収集したり。一番いいのは、実際に現場に行っ
て、確認することだ。現場に行ってみると、デスクでは分からないことが、結
構鮮明に見えてくる。

●先輩の経験者に聞くことも、実に有効だ。経験は、すべてグッドではない
が、それでも苦労したことや、ここが「キモ」ということは、実際の体験に基
づいているから、強い。評論家は要らないが、実務経験者は貴重な経験や体験
をしている。転ばぬ先の杖として、謙虚に頭にしまっておくことは、実に多
い。引き出しをたくさん持つことは、決して悪くない。

＜場面を想定してみる＞
●自分が、その場面でどういう風に動いているか、その場面をいろいろとイ
メージしてみる。筆者は講演を多く依頼されるので、講演の場面のイメージト
レーニングは、結構やっている。聞いている人の人数、会場、雰囲気、その他
会場の広さや暗さ、プロジェクターの具合など、要素は多い。そして、終わっ
たときの場面を想像してみる。

●たいがい、質問はほとんど出ないことが多いが、終わったときのイメージは
大切だ。そのイメージから逆算して、イントロの部分からどう入るかを考え
る。それに沿って、シナリオを作成する。講演の成否は、いつに事前の準備に
かかっている。さすがに、ぶっつけ本番ができるくらい、まだノウハウと経験
は不足している。

●営業の現場や、交渉の現場も創造してみる。先方はこういうことを言うだろ
う。こういう質問をしてくるだろう。こう切り返してくるかもしれない。こう
反論するかもしれない・・・。などなど、想像を逞しくして、その場面をイ
メージする。そうすると、こういうものが要るとか、このようなシナリオを準
備しておかないといけないとかが、見えてくる。

＜どこまで準備するか＞
●あらゆることを完璧にやろうとすると、準備倒れで疲れるし、失敗する。完
璧にやろうとする必要はない。８割の出来で十分と考える。災害救助や火事場
の消火活動なら、いざしらず、ビジネスの現場で完璧を求めるのは、難しい。
多少のバッファーを持っておく。そして、準備が足りなかった部分は、すぐに
アクションを起こす。

●それと、準備ができていると、当日余裕と自信が生まれる。そうなると、つ
まらないミスをしなくなる。準備が中途半端だと、あれも心配、これもおっか
なびっくりになる。そうなると、思い切った決断もできないし、決定も遅れ
る。アクションが後手後手に回って、結果がいいはずはない。当日、現場でや
れることは、２割くらいだ。準備が８割を占める。

●筆者は、いつもこれを自分に言い聞かしている。８割できないこともある
が、なるべく近づく努力を惜しまない。いいかげんな準備は、顧客満足につな
がらない。顧客失望につながると、決して折り返しの反復のリピートのお仕事
は、ない。また、いい加減な準備は、すぐに結果の品質につながる。内容の劣
化を招き、クオリティーの低下を来たす。

＜準備の時間を作ることがポイント＞
●では、ほとんどの人が、それはわかっていることと感じているだろう。で
は、なぜ、８割の準備ができないか？　最大の理由は時間の余裕がないことだ
ろう。時間さえあれば、という言い訳をする人は多いが、それは自分の責任
だ。時間はあるものではなく、自分で作るものだ。作らない限り、時間は絶対
的に不足している。

●そして、いきなり何もなくて準備を始めようとしても、始まらない。準備を
すのにも、また段取りが要る。日頃から、気にかけ、心にかけて、何かと情報
を集めておくことが大事だ。ということは、いつでも、どこでも準備はでき
る。移動中の電車の中でも、食事中でも、トイレの中でも、他のメールを見て
いるときでも、その気になれば、できる。

●筆者の流儀は、準備段取り８割、当日２割だ。当日、ばたばたして何とかな
るような商売は、実はこの世の中にはほとんどない。最高の結果を出そうと思
えば、最高の準備が必要だ。最高の準備なくして、当日だけで何とか誤魔化そ
うと思っても、神様は正直だ。それほど、世間は、世の中は甘くない。結果が
思わしくないときは、どこか準備に欠陥があったとみるべきだ。